Подготовка документов для срочного перевода полиса на норвежский

Бюро isTranslate Переводим документы с 2011 года

Савелий Коротенко,
рассказывает о решениях

Срочный перевод страхового полиса для рабочей визы в Норвегию — задача, которая часто выполняется в авральном режиме. Однако до 50% задержек возникают не по вине переводчика и не потому, что нужно заверить перевод у нотариуса, а из-за того, что клиент передает неполный или неподготовленный пакет документов. В итоге заказчик платит за срочность, а время тратится на уточнение и исправление исходных данных. Как избежать этой «ложной срочности»? Вот пошаговая инструкция по самостоятельной проверке документов перед отправкой в бюро.

Шаг 1. Получение полного и окончательного оригинала

Цель. Убедиться, что у вас на руках окончательная, подписанная и актуальная версия документа, которая больше не будет меняться.

Действия. Запросите у страховой компании полис в формате PDF. Внимательно проверьте все страницы: нет ли пропущенных разделов, все ли реквизиты компании и страхователя указаны верно. Убедитесь, что полис подписан электронной или живой подписью и содержит печать.

Документы. Итоговый PDF-файл полиса страхования жизни и здоровья.

Возможные проблемы. Клиент отправляет на перевод предварительный, неподписанный вариант полиса или черновик. После выполнения работ ему приходит финальная версия с изменениями — всё приходится переделывать, время и деньги потрачены впустую. А потом заказчик так спешит, что делает экспресс перевод в тот же день, лишь бы успеть подать документы.

Пример из практики. Клиент прислал для срочного перевода на норвежский полис, где не была указана точная сумма страхового покрытия (страховая сумма стояла «по договорённости»). Норвежский директорат по делам иностранцев (UDI) отклонил такой документ. Пришлось запрашивать у страховой компании новый полис и переводить всё заново, визовые сроки были сорваны.

Шаг 2. Проверка читаемости и технического качества файла

Цель. Обеспечить переводчику возможность работать с чёткими текстами без технических препятствий.

Действия. Откройте файл и проверьте, все ли шрифты встроены, не сканировался ли документ с бумаги (что может снизить качество текста для копирования). Особое внимание — к мелким шрифтам в условиях договора, номерам полисов и реквизитам.

Возможные проблемы. Переводчик получает сканы плохого качества, где часть текста не читается из-за тени, сгиба или блика. Это требует дополнительного времени на расшифровку или запрос нового файла у клиента.

Пример из практики. Файл полиса был отсканирован с жирной печатью, частично перекрывающей текст условия об исключениях. Переводчик не смог однозначно прочитать фразу, что привело к задержке и необходимости сверки с клиентом.

Шаг 3. Сверка личных данных на соответствие паспорту

Цель. Исключить ошибки в написании имён, фамилий, дат и номеров паспортов — ключевых данных для визовых органов.

Действия. Возьмите за основу загранпаспорт, с которым будет подаваться визовая заявка. Буква за буквой сверьте: имя (Name), фамилия (Surname), дата рождения, номер паспорта (Passport No.). Обратите внимание на диакритические знаки (например, Ø, Å, Æ в норвежских именах).

Документы. Загранпаспорт и страховой полис.

Возможные проблемы. В полисе указана старая фамилия или имя в упрощённой транскрипции (например, «Dmitry» вместо «Dmitrii»), которая не совпадает с паспортной. Норвежские власти требуют абсолютного соответствия.

Пример из практики. В полисе было указано имя «Alexey», а в паспорте — «Aleksei». Разница в одну букву привела к запросу от UDI и необходимости получать у страховой компании исправленную справку о том, что полис принадлежит именно этому заявителю.

Шаг 4. Сбор и приложение всех обязательных дополнений

Цель. Передать переводчику полный комплект документов, которые требуются норвежскими правилами.

Действия. Уточните на сайте норвежского визового центра или UDI актуальные требования к страховому полису. Обычно вместе с переводом самого полиса требуется перевести правила страхования (Insurance Terms) и страховой сертификат (Insurance Certificate), если он выдан отдельно. Соберите все эти файлы.

Документы. Основной полис, правила страхования, сертификат.

Пример из практики. Клиент перевёл только титульную страницу полиса. Норвежские власти запросили перевод раздела «Исключения» (Exclusions), которого не было в предоставленном пакете. Это привело к срочному дозаказу перевода и риску не уложиться в визовые сроки.

Шаг 5. Чёткое формулирование технического задания (ТЗ) для бюро

Цель. Дать переводчику исчерпывающую информацию для работы, минимизировав вопросы.

Действия. При обращении в центр переводов укажите:
1) Язык перевода: норвежский (уточните, если нужен именно букмол (bokmål) или нюнорск (nynorsk) — для официальных документов почти всегда букмол).
2) Чёткий дедлайн.
3) Назначение документа: «для подачи в норвежское визовое ведомство UDI для рабочей визы».
4) Особые пожелания: например, сохранить нумерацию разделов.

Возможные проблемы. Неполное ТЗ ведёт к уточняющим вопросам от менеджера, что съедает время срочности.

Шаг 6. Финальная перекрёстная проверка пакета

Цель. Последний контроль перед отправкой.

Действия. Пройдитесь по простому чек-листу: все документы в одном письме, данные совпадают с паспортом, файлы читаемы, ТЗ сформулировано. Это займёт 5 минут, но сэкономит часы позже.

Чек-лист контроля качества перед отправкой документов переводчику:

Оригинал полиса — окончательный, подписанный и заверенный.
Все файлы имеют хорошее цифровое качество, текст чётко читается.
Имя, фамилия, дата рождения и номер паспорта в полисе на 100% совпадают с данными в загранпаспорте.
В пакет включены ВСЕ необходимые документы: основной полис, правила страхования, сертификат.
В ТЗ указаны язык (букмол/нюнорск), дедлайн, назначение документа и особые требования.

Практические рекомендации:

Начните готовить документы за 3–4 дня до реального визового дедлайна. Даже если заказываете перевод от экспертов, желательно иметь запас времени.
Всегда запрашивайте у страховщика полис и правила на английском или русском — это ускорит работу переводчика.
Выбирайте бюро, в штате которого есть переводчики-юристы или специалисты по финансовым документам.

«Ложная срочность» — это оплаченные, но потраченные впустую часы на исправление ошибок, которых можно было избежать. Внимательная подготовка документов перед срочным переводом на норвежский не только сэкономит ваш бюджет, но и станет залогом беспроблемного принятия документов норвежскими властями.

Бюро переводов isTranslate поможет вам подготовить идеальный пакет. Мы не только выполним точный и заверенный перевод вашего страхового полиса, но и на этапе консультации подскажем, как проверить документы по норвежским требованиям. Загрузите ваши документы для бесплатной предварительной оценки и точного расчёта сроков срочного перевода.